Leiden van een organisatie met hoog opgeleide professionals
Hierbij deel 1 over de quantified organization. Als leidinggevende bij Parantion, als mede initiatiefnemer van www.quatifiedstudent.nl, als innovator en organisatiesocioloog ben ik binnen onze organisatie op zoek naar een effectieve manier om een groep professionals te supporten om boven zichzelf uit te stijgen, het naar hun zin te hebben en werken te ervaren als een van de manieren om jezelf te ontwikkelen. Tijdens onze strategische verkenning voor 2017 hebben Bas Aalpoel (CTO/CIO), Robert Smeenk (onderwijskundige en productmanager Scorion) en Fokko Wesselius (lead developer) en ondergetekende een strategie bedacht hoe we dat denken vorm te kunnen geven. Revolutionair? Misschien niet. Er zitten zeker ook klassieke organisatie elementen in, maar toch bieden nieuwe technologie en data, mits goed gebruikt, toch ook nieuwe mogelijkheden.
Hoe werk je met professionals in een innovatieve organisatie in 2017?
Parantion is een groeiende ICT dienstverlenende organisatie. Kenmerkend aan de organisatie dat medewerkers nagenoeg allemaal hoog zijn opgeleid. Sinds de oprichting in 2000 zijn persoonlijk, professioneel en innovatie voor Parantion belangrijke kernwaarden. Naarmate de organisatie groeit, maar ook steeds grotere instellingen en bedrijven bedient, die zich ook nog eens in een segment (overheid) bevinden waar dataveiligheid een steeds belangrijker rol speelt, komen de kernwaarden steeds meer met elkaar in botsing. Onderstaand plaatje zien we de uitdaging waar Parantion voor staat: de organisatie competenties aan de linkerzijde in balans houden en krijgen met de steeds belangrijker wordende kwaliteiten aan de rechterzijde van de balans.
Deze kwalificaties, eisen of competenties, zijn dragers voor de hele organisatie. Dat geldt voor de organisatiecultuur, voor de kernprocessen zoals sales, development en support en projecten en voor de ontwikkeling van medewerkers. Deze passen we toe op hoe we werken, hoe we leidinggeven, hoe we ontwikkelen maar ook hoe we met klanten werken. Als je dan kijkt naar de aansturing van de organisatie, werd dat tot op heden redelijk ‘losjes’ georganiseerd. Organisch zou je kunnen zeggen. Parantion professionals kennen namelijk een hoge mate van zelfsturing en autonomie, waardoor veel regelmogelijkheid, verantwoordelijkheid en vrijheid bij de individu zelf zit. Naarmate de organisatie groeit en verder professionaliseert, groeit ook de behoefte aan uniformiteit, afspraken en samenwerking. Een tweede zeer sterke drijfveer in deze behoefte is ook de ISO certificering en de roep om veilig werken vanuit onze klanten.
Autonomie of hiërarchie?
In de strategische verkenning van Parantion voor de komende jaren, proberen we altijd een aantal jaren vooruit te kijken. Onze horizon bestaat uit een verkenning voor één, drie en vijf jaar. We kijken naar ontwikkelingen in de markt, innovatie en technische ontwikkelingen en naar organisatorische ontwikkelingen en verwachtingen. Ten aanzien van de laatste, zien we dat de autonomie in de aansturing steeds meer op gespannen voet staat met de eisen die de omgeving aan ons stelt. Het ligt voor de hand om resultaatgerichter, hiërarchischer of bureaucratischer te gaan sturen, zoals ook de meeste organisatie ontwikkelingstheorieën (Mintzberg 1983, Greiner 1994) voorstellen. Toch leggen we ons bij Parantion niet zonder meer neer bij de idee dat meer hiërarchie de oplossing is voor een strakkere organisatie. Modernere organisatiedenkers laten deze strakkere sturing al wat meer los (Collins 2001). Als we onze kernwaarden recht doen, moet dit innovatiever kunnen.
Quantify jezelf
Tijdens de strategische verkenning speelt de Quantified Student in onze producten en productontwikkeling een belangrijke rol. De missie van Parantion is “Om de wereld een beetje mooier te maken door mensen en organisaties zelf meer zicht te geven in hun ‘gedrag’ om zo zichzelf beter te kunnen sturen.” En als je deze missie ook van toepassing laat zijn op onze eigen organisatie, dan ligt een oplossingsrichting voor de hand.
Het idee van de Quantified Organization is daar. In plaats van taakgerichter en hiërarchischer leiding te geven, zorgen we ervoor dat onze professionals zo veel mogelijk zicht hebben op hun eigen functioneren in de breedste zin van het woord. Zoveel mogelijk Quantified dus. En dat kan gaan om persoonlijk inzicht in je gezondheidsstatistieken, mits de medewerker dit wil uiteraard. We noemen deze verzameling aan gegevens voor het gemak even metrics (ik kan zo even geen beter Nederlands woord bedenken). Maar de belangrijkste zijn natuurlijk de werk gerelateerde metrics. Vanuit de organisatie-missie en de doelen, formuleert ieder team, samen met de leidinggevende de afgeleide team doelen. Deze teamdoelen worden door het team omgezet naar kritische performance indicatoren (KPI) of naar team-metrics. Hierbij is het van belang om vooral te beginnen met de belangrijkste. Negen van de tien professionals hoef je nooit te monitoren of ze op tijd komen en voldoende uren werken. Eerder andersom. Je moet ze soms zelfs wat afremmen. Bovendien is er geen relatie tussen aantal uren werken of op tijd komen en effectiviteit. In Zweden gaan al stemmen op om naar een 6,5 urige werkweek te gaan, omdat dat de meest effectieve werkdag zou zijn. Nu ben ik daar nog geen voorstander van, maar ik sluit niets uit.
Praktisch stappen: wat nu?
Waar we nu mee aan de slag gaan is het ontwikkelen van de metrics die bepalend zijn voor het succes van de organisatie, team en individu. We gaan zo veel mogelijk dashboard, metrics, cijfers en beelden beschikbaar stellen aan onze mensen. We leggen daar vanuit de organisatie alleen op organisatie niveau normen of doelstellingen tegenaan. Dus niet op micro niveau. Daarin willen we voor zover we nu kunnen zien mensen vooral op basis van de metrics zelf keuzes laten maken.
Het idee is dus op individueel niveau afgeleid van de quantified self. Een stappenteller of hartslagmeter geven je inzicht in je gedrag en ‘nudgen’ je (kleine duwtjes geven) heel geleidelijk naar een toename in bewegingsgedrag.
We verwachten de eerste metrics nog dit jaar klaar te hebben en gaan de systemen die we hebben voorbereiden om de data te leveren en bekijken welke nieuwe instrumenten mogelijk nog moeten worden toegevoegd. Over een half jaar melden we ons weer met de eerste resultaten.
Roel Smabers